秘書の必須アイテム

◆しゃちょー秘書としての私の必需品、それは・・・

  ①手帳+スケジュール管理ソフト
  ②携帯(秘書じゃなくても・・・)
  ③Viewカード
  ④上海・札幌・東京間の時刻表
  ⑤仲の良い旅行代理店の法人営業担当者
  ⑥豊富なネット検索ツール
  ⑦どんな話も聞く姿勢
  ⑧笑顔

 です。

  ①の手帳は、当然スケジュール管理用。
  PDA導入も検討しましたが、しゃちょーに呼ばれてすぐに
  あーだこーだ話が始まることもあるので、
  手帳に手書きが最適。
  時々「28日13時に○○さんと会うから」といわれ、キチンと
  復唱しているのにもかかわらず、
  29日13時○○様
  と書いてしまうこともしばしば・・・

  そして手帳に書き込んだものをPCのスケジュール管理ツールに入力。
  なぜかこの会社は共有していないので、便利なんだか不便なんだか・・・
  CYBOZUが懐かしい。。。

 ②携帯。
  1人での外出中に連絡がはいることもしばしば。
  土日に連絡が入ることもしばしば。(基本的に出ないけど)
  社長と外出中は電車の乗換え案内をメインに使用。
  でも会社からの携帯支給は無し。

  ③Viewカード。
  しゃちょーその他社員の成田エクスプレス、新幹線チケット、
  定期券を買いに突然行くときに大活躍。ついでにポイントたまるし。

  ④上海・札幌・東京間の時刻表
  スケジュールの打ち合わせをする際に。
  「何時の便があったっけ?」
  「ここに何時につきたいんだけど」
  などのやり取りが多くあるため、時刻表を印刷しておいて
  一気に片付けます。基本的にJALしか乗らないので
 ある意味楽です。

  ⑤仲の良い旅行代理店の法人営業担当者
  出張は急に決まることが多いので、ある程度融通が利く代理店が◎
  手間はかかるけど、距離が短くあまりお金にならなくて
  最近ちょっと申し訳ない。。。

 ⑥豊富なネット検索ツール
  地図、ルート検索、乗換え検索、タクシー料金案内、
  レストラン検索、ホテル検索、アメリカの法律、金融機関、
  書籍検索、辞書、官公庁系などなど。

  時には「ガン治療の機械で厚生省の認可がまだおりていないもの」
  を昼までに調べて欲しい、などというリクエストもあるため、
  かなり柔軟に対応する必要あり。
 
  ⑦どんな話も聞く姿勢
  この変からちょっと怪しいですが・・・
  ウチのしゃちょーはお話好きです。
  話題が豊富なのはとっても良いのですが、取引先の話、
  最近読んだ本の話、走った話、映画の話・・・を
  自分が話したいときに話します。
  そして、自分が話したいときは、
  私が忙しいとき・早く仕事を片付けて帰りたいときでもあったりします。
  でも、一応、話を聞いてます的な姿勢だけ、見せます。コレ大事。

  ⑧笑顔
  あ、しゃちょー今日ちょっと機嫌が悪そうだなーと思ったとき。
  笑顔大放出。
  これで今日一日無事過ごせること間違いなし。

  いつのまにか、ものすごく寒くなってきてますね。
  ボードシーズン到来間近??明日明け方東京でも雪がふるかもしれないそうです。
  さっそくボードチューンナップです。
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by petit-squirrel | 2005-12-05 23:54 | ◆コンサル秘書ライフ
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